Öffentlicher Sektor & Verwaltung

Professioneller Messeauftritt für eine Bundesbehörde – Kommunikation auf Augenhöhe mit Wirtschaft und Wissenschaft

Quick Facts

Ausgangssituation

Eine Bundesbehörde nimmt regelmäßig an Fachmessen, Kongressen und Branchenveranstaltungen teil, um ihre Daten, Produkte und Dienstleistungen einem breiten Fachpublikum aus Wirtschaft, Wissenschaft, Politik und Verwaltung vorzustellen. Ziel dieser Messeauftritte ist es, die Sichtbarkeit der angebotenen Leistungen zu erhöhen, relevante Zielgruppen zu erreichen und den fachlichen Austausch mit unterschiedlichen Interessengruppen zu fördern. Im Rahmen eines förmlichen Ausschreibungsverfahrens wurde PROVECO mit der Konzeption und Durchführung eines spezialisierten Messetrainings beauftragt. Ziel der Maßnahme war es, die Mitarbeiter gezielt auf die besonderen Anforderungen eines professionellen Messeauftritts vorzubereiten und ihnen praxisnahe Werkzeuge für eine erfolgreiche Besucheransprache und Gesprächsführung an die Hand zu geben.

Herausforderungen

Für viele Mitarbeiter stellt der Einsatz auf Messen und Kongressen eine besondere Situation dar. Während der berufliche Alltag überwiegend durch fachliche Expertise, Beratung und Informationsvermittlung geprägt ist, erfordert ein erfolgreicher Messeauftritt zusätzliche kommunikative Kompetenzen. Hierzu gehören insbesondere die aktive Ansprache von Besuchern, die schnelle Herstellung eines positiven Erstkontakts sowie die strukturierte Führung von Gesprächen unter den besonderen Rahmenbedingungen einer Messe. Darüber hinaus müssen innerhalb kurzer Gesprächsfenster die relevanten Leistungen verständlich und zielgruppengerecht dargestellt werden. Gleichzeitig gilt es, Interessen und Bedarfe potenzieller Gesprächspartner zu erkennen, Kontakte sinnvoll zu qualifizieren und die begrenzte Zeit auf einer Messe möglichst effizient zu nutzen.

Was sich verändert hat

Die Mitarbeiter nahmen die Inhalte des Trainings sehr positiv auf und bewerteten insbesondere den hohen Praxisbezug sowie die unmittelbare Anwendbarkeit der vermittelten Methoden als besonders wertvoll. Bereits während des Trainings zeigte sich eine deutliche Weiterentwicklung hinsichtlich Gesprächsführung, Auftreten und Besucheransprache. Bei den nachfolgenden Messeauftritten traten die Mitarbeiter insgesamt aktiver, strukturierter und selbstsicherer auf. Besucher wurden gezielter angesprochen, Gespräche systematischer geführt und relevante Kontakte bewusster identifiziert. Dadurch konnte die Qualität der Messegespräche nachhaltig gesteigert werden. Darüber hinaus verbesserte sich die Dokumentation und Nachverfolgung von Messekontakten, wodurch eine effizientere Nutzung der gewonnenen Informationen ermöglicht wurde.

Einordnung

Ziel des Trainings war die gezielte Vorbereitung der Mitarbeiter auf einen professionellen, souveränen und aktiven Messeauftritt. Im Mittelpunkt standen dabei die Entwicklung einer strukturierten Gesprächsführung, die Gestaltung eines überzeugenden Gesprächseinstiegs sowie die wirkungsvolle Nutzung von Kontakten und Gesprächsmöglichkeiten auf Messen und Kongressen. Das Training wurde speziell auf die Anforderungen der Organisation und die Rolle der Mitarbeiter am Messestand zugeschnitten.